社用車を用いた営業活動を行っている企業では、社用車の運行管理や運転日報の作成などが必要です。 しかし、こうした業務には多くの無駄が潜んでいます。本記事では、社用車管理の無駄を削減し、業務効率化や売上アップにつながるソリューションを紹介します。
3-1.ビークルアシストによる社用車の日報提出・管理業務の自動化
社用車を用いた営業活動を行っている場合、一日の終わりに運転日報を作成する必要があります。運転日報とは、業務で自動車を運転した際の記録を記載したものです。具体的には、運転者名や運転の開始と終了の日時、走行距離などを記録します。
運転日報の作成は法制義務となっており、5台以上（定員が11名以上の自動車の場合は1台）の自動車を使用している事業所では、安全運転管理者を選任しなければなりません。安全運転管理者は、運転日報を車両に備え付け、運転者に記録させることが義務づけられています。
外部リンク：警視庁「安全運転管理者等法定講習」
しかし、運転者の記憶を頼りに日報を作成しているケースでは、作成に手間や時間がかかるのは避けられません。また、運転日報を手書きやExcelで記載している場合、それを回収、集計する必要があり、管理者への負担も大きくなってしまいます。つまり、運転日報作成には無駄な労力がかかっているということです。
社用車は社外に出て活動するため管理が行き届きにくく、無駄が生じることが珍しくありません。特に、以下の3つの無駄が見受けられます。
顧客や配達先などが複数ある場合、どのルートをどの順番で走行するかによって運転効率は大きく変わってきます。熟練ドライバーなら効率的なルートで回れる一方、経験の浅いドライバーの場合、非効率な走行ルートを選択しがちです。その結果、業務時間の増大やガソリンの過大な使用といった無駄が生じてしまいます。
限られた台数の社用車を共同で使用している場合、稼働に関する無駄が発生しがちです。すべての社用車が頻繁に稼働しているのなら問題ありませんが、車両の稼働率が低下している場合、偏った車両の利用や走行ルートの偏りなど管理が非効率になっている可能性があります。あまり稼働していない車両がある場合、無駄な管理コストが生じることとなってしまいます。
通常の自動車と同様、社用車も定期的な車検や修理などが必要です。車検や修理の期間中は社用車を使用できないため、そのタイミングを考慮して車両を手配しなければなりません。車両手配がスムーズに行われないと、営業機会の損失や営業効率の低下につながってしまいます。
このように、日報作成や社用車管理にはさまざまな無駄があるのが実情です。これらの無駄を解消できれば業務効率化やコスト削減につながり、売上アップも期待できます。
無駄を解消するには、日報作成や社用車管理の自動化が有効です。たとえば、車両予約機能などの管理ソフトやドライブレコーダーを設置することで、管理上の無駄を可視化し、最適な状態で管理できるようになります。こうして無駄を解消していくことにより、営業機会の損失をなくし、営業効率の向上、ひいては売上アップにつながります。
日報作成業務を省力化するうえで役立つのが、GPSを搭載した通信型ドライブレコーダーです。これを社用車に搭載することで、日々の走行ルートや訪問先、休憩時間などを記録できるため、日報の作成業務にかかる手間と時間を削減できます。また、これらのデータを集計用のPCと連動させることで、集計や管理の手間も削減可能となります。
社用車管理に関する3つの無駄を解消するには、最適な走行ルートの自動作成システムや、車両の稼働状況を可視化する車両予約システムなどの導入が効果的です。たとえば訪問先が多数あり、訪問順のルートが複数想定される場合でも、移動時間の短い訪問順が自動で表示されれば、走行ルートの無駄を解消できます。これにより、経験の浅いドライバーでも走行ルートに迷うことなく運行することができます。
また車両予約システムにより、どの社用車がいつ利用可能か一目でわかれば、各車両を効率的に稼働できます。メンテナンスなどで使用できない日程も事前に確認できるため、営業機会の損失や営業効率の低下なども防げます。
このような無駄を解消するための最適なソリューションが、パイオニアのビークルアシストです。
ビークルアシストは、社用車の日報提出・管理の自動化や稼働状況の可視化、走行ルートの最適化など、社用車管理に関する幅広い業務をカバーし管理業務の省略化をすることができます。
ビークルアシストでは、高精度な走行ログデータをもとに訪問先・休憩時間・業務の内容や実績などを自動で記録でき、日報月報の作成・提出業務の省力化が実現できます。また、これらのデータを集計レポートとして出力することもできるため管理業務の効率化を図ることも可能です。
ビークルアシストは管理業務の自動化や管理者にとっての使いやすさを追求することによって、管理者の負担を減らし、継続的に運用できる「運用の自動化」をコンセプトに開発しています。「運用の自動化」によって、管理業務の無駄を解消しつつ、営業効率の改善も図れるのが大きなメリットです。