社用車を保有する企業は、運転日報を作成する必要があるのでしょうか。そもそも、運転日報って何？作成しなければいけないの？何を書けばいいの？など、わからないことだらけですよね。そこで今回は、運転日報の書き方から、記載すべき項目、そして運転日報の作成を大幅に効率化してくれるシステムを導入するメリットについてまとめました。
2-1.運送事業を営む企業の場合
2-2.社有車を保有する企業の場合
3-1.運転日報を自動で作成できる
3-2.アプリで記録して運転日報に反映できる
3-3.ネット環境があればどこでも作成できる
3-4.データを容易に収集・分析できる
3-5.運転日報以外の機能も備わっている
3-6.アルコールチェックの結果を連携することも可能
4-1.従業員に導入する目的を理解してもらう必要がある
4-2.システムに慣れてもらう必要がある
5-1.必ず作成する必要はある？
5-2.保有期間はいつまで？
5-3.何を記載すればいい？
運転日報とは、業務で自動車を使用した場合に残す記録のことです。
事業で車を使う企業は作成すべき資料であり、とくに「トラック運送など貨物自動車運送業を行っている企業」と「事業で使う車両数が一定台数を超えている企業」については、作成が義務付けられています。
さらに、安全運転管理者は道路交通法施行規則に基づいて、業務中の運転状況を把握するために、必要な事項を記録する書類を用意し、運転者に業務終了後に記録させることが義務です。
運転日報の保存期間についてもガイドラインがあり、安全運転管理者が作成する業務日誌として公安委員会に提出するケースもあることから、作成から最低1年間の保存がのぞましいとされています。
しかし、労働基準法においては、労働関係に関する重要な書類は「3年間」保存しなければならないことになっています。そういう意味では、運転日報には運転者情報も含まれることから、運転日報も3年間保存しなければならない、という考えもあります。
運転日報には、決まったフォーマットがないため、インターネット上で無料公開されているフォーマットを利用しても問題ありません。ただし、一般貨物自動車運送事業の許可を受けている運送事業の企業と、そうではなく社有車を保有する企業とでは、日報に記載する内容が異なる点には注意が必要です。
フォーマットを利用する前に、自社がどちらに当てはまるのかを確認しておきましょう。
まず、貨物自動車運送事業者に該当する企業についてです。貨物自動車運送事業輸送安全規則の第8条によれば、日報に必要な記載事項は以下の通りとなります。
・運転者の氏名
・使用した事業用自動車の自動車登録番号、あるいはその他の事業用自動車を識別できる表示
・乗務の開始および終了の場所、日時、おもな経過地点、乗務した走行距離
・運転を交代した場合は運転を交替した場所と日時
・休憩や睡眠をとった場所と日時
・貨物の積載状況について（車両総重量が8t以上、または最大積載量が5t以上の普通自動車である事業用自動車に乗務した場合）
・交通事故、運行の遅延など、異常な状態が発生した時の概要と原因
経路や主な経過地における発車および到着の指示があった場合には、その内容 保存しておく期間は記録から1年間となります。
続いて、社有車を保有する企業が運転日報に記載するべき項目についてです。道路交通法施行規則第9条の8によると、貨物自動車運送事業を営む企業以外で、かつ乗車定員が11人以上の自動車なら1台、その他の自動車なら5台以上を使用している企業は、安全運転管理者を選任し、運転日報を作成する必要があります。 この場合の運転日報で、最低限必要な記載項目は以下のとおり。
・運転者の氏名
・運転開始と終了日時
・走行距離
・その他自動車の運転の状況を把握するため必要な事項
業務効率の改善や生産性向上のためには、上記の情報だけでは不充分であるため、他の情報も記載するようにしておくといいでしょう。たとえば、同乗者、行き先、利用目的、車両情報、燃料購入の有無、その他点検項目などです。
いずれにせよ、少なくない情報量となるため、手書きではなくパソコンを利用する、あるいはアプリのシステムを利用すれば管理も楽になり、従業員の手間も軽減できます。
運転日報に記載する情報は少なくありません。手書きで書類を作成しようとすると手間がかかるだけでなく、記載ミスなども発生しやすくなるでしょう。また、紙ベースの場合、書類の保管も大変であることは想像に難くありません。
そこで、おすすめしたいのが作成システムの導入です。システムを導入すれば、運転日報の自動作成が可能、アプリで記録し自動反映できる、ネット環境下ならどこでも作成できる、データ収集と分析が容易になる、運転日報作成以外の機能もある、といったメリットがあります。
アダプターなどの車載器から、取得した運行データ（走行時間や距離など）をもとに、運転日報を自動で作成できます。従業員にとっても業務軽減になるだけでなく、データを管理する会社側からしても正確なデータを収集できるため便利です。
運行管理用のアプリによっては、入力した情報をそのまま運転日報に自動反映できるものがあります。運行管理用のアプリを使うことで、ドライバーは1日における乗車と降車の時刻、休憩時間、荷積みなど、作業実績を簡単に入力できるようになるでしょう。このメリットも業務の生産性を高めつつ、業務効率の向上にもつながるはずです。
システムであれば、いつでもどこでも作成できるため、リアルタイムに状況を可視化できるようになります。出先でも作成できるようになると、無駄に会社や事務所へ戻る必要もなくなります。したがって、こちらも従業員の負担軽減、生産性アップとなるでしょう。
クラウド上に保存されたデータは容易に出力もできるようになり、いつでも確認できるため、データを収集して分析することが可能です。またデータは蓄積されていくことから、稼働率を計算でき、データを元にした最適な人材配置や車両台数の適正化など、無駄を省いた効率的な事業を展開できます。日報だけにとどまらず、1ヶ月分のデータを収集して、月報とすることも可能です。
これまで管理者側は、運転日報からでしか情報を集められませんでしたが、システム導入で情報を瞬時に正確に入手できるようになります。たとえば、車両の現在地のデータもそのひとつ。急な配送依頼などがあれば、近くを走る配送可能なドライバーと連携し、無駄なく配送を完了させることも可能です。また、過去の走行ルートからより早く安全に目的地へ辿り着ける最適なルートを提案できるようになります。無駄な走行を省くことでより効率よく配送できるため、コストの削減、ひいては人材不足を解消することにもつながるでしょう。
最近では、新しい道路や建築物、通行止めなど、変動する交通情報を動態管理システムに取り込むこともできるため、最適な走行ルートを検索できます。経験の浅いドライバーでも安心して仕事を進められるようになるでしょう。
システムによっては、運転日報と合わせてアルコールチェックの結果も同様に記録することができるものもあります。運転を行ったかどうか、アルコールチェックを漏れなく行ったかどうかを一元管理できるので、二種類の記録を行き来して照合する必要がなく、大きな効率化となります。
関連記事：スリーゼロ for ビークルアシスト ｜ ビークルアシスト｜パイオニア (pioneer.jp)
そのほかでは、危険運転を察知し管理者へ知らせる機能も。たとえば、急ハンドルや、急ブレーキ、スピードの出し過ぎなど、危険運転と思われる行動を検知すると、管理者へ詳細内容がメールで届きます。この機能により、ドライバーごとに安全運転を守るように、注意喚起でき、交通事故を未然に防止することにもつながるでしょう。動態管理システムがあることで、ドライバー自身にも安全運転に対する意識が広がり、その結果、事故が削減されることが期待できます。
ひいては、修理費用や保険料のコストカットになり、メリットが大きいといえます。
参考記事：アルコールチェックの測定結果を日報に記録する際の注意点とは？ ｜お役立ち情報｜パイオニア株式会社 (pioneer.jp)
システムを導入する際には、注意しなければならない点もあります。具体的には、システムを導入することへの理解とシステム運用への慣れです。
システムを導入する目的は、ドライバーの安全と生産性の向上、業務の効率化であることをあらかじめ従業員に理解してもらうようにしましょう。なぜなら、システムの導入は監視が目的なのではと勘繰られることがあるからです。また、走行ルートを指示されることに気分を悪くするベテランドライバーもいるかもしれません。そういった方々には、普段の業務に対しての感謝と信頼を持っていることを伝えつつ、先に述べた導入する目的についてしっかり説明し、ドライバー側にもメリットがあることを伝えるようにしましょう。
日常的にシステムを使う従業員の理解を得ないと、データを収集できないため、システムを導入する目的について説明する必要があるのです。
当然ですが、新しいシステムを導入することになるため、入力作業に慣れることと、システムを使うことを習慣化する必要があります。そのため、システムの導入が決まった段階で、事前に従業員に目的と操作方法に関して伝える場を設けるべきです。たとえば、詳しい使い方については説明会を開く、マニュアル資料を作成し配布するなどが効果的でしょう。従業員の中には、システムやアプリなどに疎い人がいることも考えられます。とくにそういった人でもスムーズにシステムに移行できるよう、会社側はフォロー体制を作っておくことがおすすめです。
他にも収集したデータの使い道や分析などに関してもルールや運用方法について議論しておくと、後からの混乱が少なく済むはずです。データを管理する責任者としてスタッフを配置する必要も考えられるため、人事面も事前に進めておきましょう。
最後に、運転日報の導入に関して、よくある質問についてまとめておきます。
運転日報は、作成する必要があります。とくに、トラック運送など貨物自動車運送業を行っている企業と事業で使う車両数が一定台数を超えている企業は、作成が義務となっています。安全運転管理者についても道路交通法施行規則にもとづき、業務中の運転状況を把握するために、必要な事項を記録する書類を用意し、運転者に業務終了後に記録させることが義務となっています。作成する書類については決まったフォーマットはないため、インターネット上で無料公開されているものを使用しても問題ありません。ただし、最低限必要な記載項目があるので、注意しましょう。
最低1年間、保管することが指導されています。なぜ1年かというと、安全運転管理者が作成する業務日誌として公安委員会に提出するケースもあるためです。ただし、運転日報には運転手情報も記載されています。労働基準法における「労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない」にならい、3年間は保存しておいた方がいいという考えもあります。そのため、3年間は保存しておいた方が無難といえるでしょう。
記載する項目については、一般貨物自動車運送事業の許可を受けて運送事業を営む企業と、そうではなく社有車を保有する企業とでは、日報に記載する内容が異なります。運送事業を営む企業の場合では、以下のとおりです。
・運転者の氏名
・使用した事業用自動車の自動車登録番号、あるいはその他の事業用自動車を識別できる表示
・乗務の開始および終了の場所、日時、おもな経過地点、乗務した走行距離
・運転を交代した場合は運転を交替した場所と日時
・休憩や睡眠をとった場所と日時
・貨物の積載状況について（車両総重量が8t以上、または最大積載量が5t以上の普通自動車である事業用自動車に乗務した場合）
・交通事故や著しい運行の遅延、異常な状態が発生した時の概要と原因
・経路や主な経過地における発車および到着の指示があった場合には、その内容
社有車を保有する企業の場合では以下の項目が最低限必要となります。
・運転者名
・運転の開始および終了の日時
・運転した距離
・その他自動車の運転の状況を把握するため必要な事項
上記以外で必要だと考える項目については、会社ごとに追加するようにしてください。
事業で車両を利用する企業においては、運転日報を作成しなければいけません。とくに運送事業を営む企業や社有車を保有する企業にとっては、作成が必須となっています。手書きで作成することももちろん可能ですが、正確性や手間を考えると、システムを導入する方がいいでしょう。
もちろん導入に当たって、従業員からの理解を得る必要があるなどの注意点がありますが、それ以上に導入するメリットの方が多いといえます。事業の生産性や業務の効率化、安全運転の促進などもシステム導入によって叶えられる可能性があります。事業をしっかり成長させていくためにも必要な投資といえるので、迷っている方は、ぜひこの機会にシステム導入について検討してみてください。