昨今では道路交通法の罰則強化も厳しく、多くの運行管理担当者は「事故ゼロ」を実現することが喫緊の課題になっています。これらを実現させるには、日ごろの運行管理が重要なことはご存じのことでしょう。しかし実際は、社外での業務は管理や効率化が難しくドライバー任せになっていたり、行動が見えないために電話で連絡や確認をするといった業務の手間を感じているケースが多いようです。管理者がどんなに安全運転指導に力をいれても、ドライバーが安全運転をしないことには事故は防げません。ドライバーが運転に集中できる環境づくりについて解説します。
■デジタル化で解消できる５つの業務とは？
－日報・月報の「手動集計」
－到着時間の電話確認（問い合わせ対応）
－訪問先ごとの注意事項の伝達業務
－不慣れなエリアや新人ドライバーへの2名乗車
－ドライバーに負担をかけない稼働状況確認
■「可視化×脱属人化」でドライバーの見えない行動を可視化
■業務効率化が交通事故防止への注力を可能に
社用車の「事故ゼロ」実現に向けて、現在行っている業務の見直しが必須といえるでしょう。ドライバーの負担を減らし、運転に集中させる環境をつくるためには具体的にどのような業務を効率化させることが有効なのでしょうか。例えば、どの企業でもよく聞かれる代表的な課題例からデジタル化によるメリットを解説していきます。
ドライバーの日頃の活動を可視化する上で、日報・月報は欠かせないツールです。一日の訪問数が多いほど、ドライバーが訪問先や時間といった行程を記録し、帰社してから手書きで日報を作成するのは相当な労力がかかります。
走行データを自動で記録できれば、より詳細で正確に業務状況を把握できるだけでなく、業務のムダや偏りなどの業務改善や直行直帰といった働き方も実現できます。
各ドライバーが複数の客先や配送先を回る場合、管理者による業務進捗の把握は必要不可欠です。また、集荷予定の取引先から、到着時間の問い合わせが入るケースも珍しくありません。しかし、その都度ドライバーに電話確認を入れてしまうと、業務の生産性に悪影響が生じる恐れが出てきます。また、同じエリアに複数集荷先や配送先がある場合には、聞き間違えが起こる恐れもあります。
可能な限り、電話をするために車を停めるなどといったドライバーの負担を増やすことなく、「今どこにいるのか」「今日の予定の進捗状況」「到着時間の確認」等の確認を行うことが大切です。
ベテランドライバーであれば、各目的地の駐車スペースや荷物受け渡しについて、詳細に把握しているかもしれません。しかし、経験の浅いドライバーは一つひとつの連絡事項のチェックが必要になるため、思わぬ業務負担につながる恐れがあります。また、安全運転に集中させる意味でも、度重なる業務指示や各種連絡によって、手元の指示書やメモが煩雑化する状態は望ましいことではありません。
訪問先ごとの注意事項は、訪問先までの道のりを事前に調べる手間も省くためにも、これらの情報と合わせてデータで一元管理をし、誰でもすぐ共有できることが理想といえるでしょう。
車両の高さや積載量によって通行が規制されるルートが多いエリアでは、経験の浅いドライバーは先輩ドライバーに同行してもらわざるを得ないかもしれません。しかし、ドライバー不足が叫ばれる今、「2名乗車は極力減らしたい・・・」という声が管理者の本音でしょう。
このような経験値によって生じる課題は、カーナビなどを活用することによってカバーすることが可能です。実際に、乗車期間は半分になり、ベテランよりも効率よく帰ってくることができた事例もあり、有効な手段といえるでしょう。
社用車の稼働状況に予定と実際の差異が出てきた場合、管理者による確認の手間が生じるばかりか、営業上の機会損失にもつながります。また、管理漏れが頻繁に発生するようであれば、管理の仕組みを根本から見直す必要が出てくるでしょう。
このような事態を招かないためにも、日頃からどの程度の車両が稼働しているのか、管理者は正確に把握することが求められます。
ドライバー任せをなくす上で重要な観点は、業務の「可視化」と「脱属人化」にあります。
業務の「可視化」は、各ドライバーの業務状況や車両の稼働状況などを一つのシステム上で共有・管理できる状態を意味します。このような状態が実現することで、電話での業務進捗の確認や日報・月報の集計作業を削減することが可能となります。
一方、業務の「脱属人化」は、走行ルートや訪問先の注意点などベテランの経験を共有し、業務が遂行できる状態を意味します。複雑化した業務の運用が特定の人物に依存していると、法改正などの環境変化によって思わぬリスクを抱え込む恐れがあります。属人化した業務をシステムによって標準化することでリスクを解消すると同時に、人手不足の状況でも新たな人材に即戦力化を期待できます。
パイオニアが提供する通信型ドライブレコーダーでは、日報・月報の自動作成や車両の現在位置を可視化といった、今回ご紹介したドライバーの負荷の一因になっている業務を効率化する機能を提供しています。また、複数の管理車両の業務進捗を一目で把握することもできるため、管理者側の効率化も図れます。
業務の効率化を実現できたら、事故防止・削減に向けた安全運転管理といった本来取り組みたい課題の時間も生み出せます。ぜひ以下の資料もご覧ください。