GPS車両管理システムは物流の安全性向上や営業の効率アップにつながることから、企業が所有する社有車への導入が注目を集めています。 本記事では、GPSの機能性や機器、システム導入のメリット、注意点について詳しく解説していきます。GPS機器を選ぶ際のポイントもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
3-1.安全性の向上が期待できる
3-2.無駄のないルートを計測できる
3-3.取引先に位置情報を共有できる
3-4.渋滞を回避できる
3-5.万一の際の安否確認ができる
4-1.営業の効率が高まる
4-2.フレキシブルな対応ができる
4-3.新人に負担がかかりにくくなる
4-4.従業員の管理がしやすくなる
4-5.営業車の管理業務がしやすくなる
4-6.車両台数や稼働率を適正化できる
5-1.従業員に抵抗感を与えることがある
5-2.GPS機器の管理に手間がかかる
5-3.GPS機器導入に一定のコストがかかる
7-1. 精度の高いGPSを選ぶ
7-2. コンパクトで使いやすいものを選ぶ
7-3. 取り付けやすいものを選ぶ
7-4.バッテリーの駆動時間を確認する
7-5.リアルタイム型のGPSを選ぶ
8-1.従業員に対して十分な周知を行う
8-2.GPSシステムを導入する目的を明らかにする
8-3.プライバシーの侵害に気を付ける
8-4.労働時間を適切に管理する
9.GPS機器を使って社有車の一元管理や安全施策に役立てよう
GPSは「Global Positioning System」の略称で、全地球測位システムと訳されます。もともとアメリカで軍事用に開発されたGPSの技術は、最近では世界各国で活用されています。GPSは人工衛星から発せられる電波によって位置情報を特定する仕組みです。多少の誤差はありますが、近年ではGPSの精度が上がっておりリアルタイムで詳細な位置情報を把握することが可能となりました。
GPSは主に、車をはじめとした乗り物の位置情報を把握するために使われます。カーナビやドライブレコーダーなどの車載器にはGPS機能がすでに搭載されているものが多く、詳細な位置の計測が可能です。また、パソコンやスマートフォンにもGPSの機能が搭載されています。
車を監視する必要性は低いとして、GPS導入を見送っている企業もあるかもしれません。また、従業員がGPSを搭載することにネガティブな思いを抱いているためにGPS導入ができないケースもあります。そもそも社有車や営業車、運送車両など企業が所有する車にGPSをつける必要はあるのでしょうか。
GPSは、車の現在地を即座に把握できる便利なシステムです。従業員が今どこにいるかをリアルタイムでチェックできるため、安全性の向上につながります。例えば、社有車を多く所有する企業にとって、自動車事故や自動車トラブルの件数をゼロに抑えるのはなかなか難しいことです。多くの車を所有している企業ほど、車にまつわる問題が起きるリスクも高まります。GPSを導入すればトラブルが起きた際にすぐに車両の位置を特定し、迅速な対処が可能です。
また、普段の運転でもGPSは大きな効果を発揮します。車両情報の記録やルートの分析を行えば、業務の効率化やコスト削減を実現できます。
社有車にGPSを導入する具体的なメリットを次項で詳しく解説します。
日常的に長時間運転をする物流や配送の業界において、GPSは事故リスクの軽減や適正な運行、顧客満足度の向上などさまざまな面で大きく寄与できる存在です。ここでは運送業界におけるGPS導入の代表的なメリットについて見ていきましょう。
運送や物流の分野は常に自動車事故のリスクがついて回ります。事故は被害者に大きなダメージを及ぼす上に、修理代や保険料もかさんでしまうため、極力避けたいものです。GPSで運転状況を可視化することは、ドライバーの運転意識を高めることにつながるでしょう。また、GPSによって事故や渋滞などを事前に予測したり、事故の件数が多いヒヤリハット地点を共有したりすることで、安全性の向上につながります。事故のリスクを防ぎ従業員を守るためにも、GPSは不可欠でしょう。
GPSで車両の通行経路を記録すれば、無駄のない最短ルートを計測できます。土地勘のないところで遠回りしたり時間をロスしたりすることが起きにくくなるので、物流の効率は大幅にアップします。無駄のないルートで走行することによって、燃料代を節約したりCO2排出量を減らしたりといったメリットもあります。
配送業の場合、取引先とマップ機能などで車がどこを走っているのかを共有すれば、おおよその到着時間や集荷時間の共有が可能です。配送企業側にとっても荷物の受取や受け渡しがスムーズになるため、ドライバーの待機時間問題の解消にもつながるでしょう。結果的に自社と取引先双方の作業効率がアップします。
位置の共有は顧客に安心感を与え満足度の向上につなげられる、GPSならではのメリットです。
GPSとカーナビが連動したシステムや機器の中には、渋滞の情報や事故情報、工事情報などをリアルタイムで確認できるタイプのものがあります。運送車両が渋滞に巻き込まれると、物流のスピード感は大きく損なわれます。運行ルートの先で起きているトラブルを事前に把握できれば、柔軟なルート変更を行うことが可能です。
運送や物流の車両には事故のリスクがあります。また台風や地震、大雪といった自然災害に巻き込まれる可能性も考えられます。自社の運送車両が万一の事故やトラブルに巻き込まれたときには、GPS機器を使って位置情報を把握しましょう。従業員の現在位置を確認できれば、安否確認や運送スケジュールの調整などの対処が可能です。
GPS発信機の設置は、事故や災害の大きなリスクから従業送員を守ることにもつながります。
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営業車へのGPS導入は、営業効率のアップや車両管理の適正化など数多くのメリットが考えられます。ここからは、営業職が使用する車にGPSを取り付けるメリットをご紹介します。
車両管理システムには、GPSによって営業車の走行ルートを記録する機能があります。このデータをもとに走行ルートの分析や管理ができれば、より効率の良いルートの考案も可能です。無駄のないルートで営業を行えば、営業活動や会社訪問など別の作業に充てる時間が生まれ、営業社員一人当たりの生産性のアップにもつながるでしょう。営業効率の向上には、従業員の残業時間を減らせる側面もあります。
車両管理システムの中には、GPSデータを活用して訪問計画を自動作成したり、運転日報を記録できたりするものもあります。多機能型のGPS車両管理システムを使えば、煩雑な雑務をスマート化できるでしょう。
営業の現場では、取引先からの突然の依頼や緊急のトラブルが発生することがあります。GPSがない場合、対応する従業員を選定するために外回り中の従業員に電話で現在地を確認しなければなりません。対応までに時間がかかってしまうと、客先に迷惑をかけたり契約を逃したりといった問題が発生するかもしれません。このような急な対応が求められる場合も、GPSで従業員の位置が把握できていれば便利です。対応が必要となっている現場の近くにいる従業員に連絡をすることで、スピーディーな対処ができます。
顧客満足度の向上や売上アップを目指すためにも、顧客からの求めに応じてすぐに対処できる環境作りをしておきましょう。
営業車の走行履歴を参照し、適したルートを提案してくれるGPSシステムもあります。システム上では効率の良いコースや移動時間の短いコースが自動で作成されるので、この機能を活用すれば営業に慣れていない新人でも負担なく外回りの仕事を行うことが可能です。
また、作業進捗の状況をリアルタイムで確認することができますので、GPSを見て動きがみられない場合は、状況に応じて連絡を入れるなどのフォローをしましょう。
営業では直行や直帰になることも多いでしょう。また、社有車の私的利用を一部認めている企業もありますが、こういったケースでは社有車の悪用や乱用を防ぐために用途や位置情報を把握しておくのがいいでしょう。GPSシステムを社有車に搭載しておけば、従業員の車の使用状況を適切に管理できます。
その他にも、業務時間中のサボりや長時間の休憩といった問題の解決のため、GPSで車両を管理し、日報と照らし合わせたりして違和感のある従業員の行動をチェックすることも可能です。
営業車を所有する企業では、営業部の上司や総務などの担当者が車の管理を行うのが一般的です。社有車は使い続けるうちに劣化するため、必要に応じて車検や点検、エンジンオイル交換やタイヤ交換などの対処をしなければなりません。しかし、車の所有台数が多い場合これらの管理を行うのは大変なことです。
車両管理システムの中には、GPSで取得した走行距離に合わせて点検の時期を知らせてくれるシステムやデジタル上で車両の状況を管理できるものもあります。管理システムをうまく活用すれば、管理業務にかかる手間を減らせるでしょう。
GPSシステムを使って、車両の所有台数のチェックや余剰車両の分析を行うケースもあります。多くの社有車を所有している企業では、高額な車両管理費がかかります。経費削減のためにも、車両の所有台数は業務量に見合った状態にしておきましょう。
GPSデータによって車両の稼働率をチェックし、あまり使っていない車両が見つかれば処分したりカーシェア制度に切り替えたりするなどの対策も可能です。
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GPSを使った車両管理には、安全性向上や業務の効率化などさまざまなメリットがある一方で、いくつかデメリットもあります。
ここからは、GPSで社有車の位置を把握するデメリットについて解説します。GPS機器や車両管理システムの導入を検討している場合は、事前にデメリットもきちんと把握しておきましょう。
社有車にGPSをつけることは、一定数の従業員にとって抵抗感を抱く原因になる場合があります。業務の効率化を図るために導入したシステムが、ネガティブなイメージを生み従業員のモチベーションダウンにつながってしまうのは本末転倒でしょう。また、プライバシーが侵害されるのではと心配してGPSの設置に反対する従業員もいるかもしれません。
GPSを導入する際には、車両管理の必要性やメリットについて十分に周知し、理解を得ることが大切です。
GPS機器を取り付けた後は、充電やメンテナンスなどの作業が発生します。充電が切れているとGPSによる追跡ができず、車両管理に支障が出てしまいます。電池残量は十分あるか、エラーなどが発生していないかなどこまめにチェックをして、適切な管理を行いましょう。
GPSシステムの導入には一定のコストがかかります。機器の種類によって価格は異なりますが、多機能な機種ほど導入コストは高額になります。さらに、初期費用に加え、毎月の運用費用も必要です。
GPSシステムを導入しても思ったような分析ができなかったり効果が出なかったりする場合は、システムの見直しも検討してみましょう。GPSの導入が効率アップや収益アップにつながるよう、自社に合ったシステムを選ぶことが大切です。
現在、多くのメーカーからさまざまなGPS機器がリリースされています。GPSシステム導入の目的は位置情報の取得ですが、多彩な機能の機器を取り入れればさらに業務効率が良くなるでしょう。また、車両管理システムには、走行の状況や運転者の癖について知らせる安全運転機能が搭載されたものもあります。GPSと連動した運転診断を使えば、従業員に的確な安全指導を行えます。結果的に事故件数が少なくなれば、車両保険料の節約になるかもしれません。
ドライブレコーダーにGPS機能が付いている機器は、衛星と連携して正確な日時を自動で設定できます。事故が起こった瞬間に映像と日時、位置情報が合わせて記録できるため、事故後の処理もスムーズです。さらに、事故の場合はドライバー自身が通報できない可能性も考えられますが、一定の衝撃が加わると位置情報を取得して自動で会社や保険会社、ロードサービスなどに連絡を入れてくれるシステムもありますトラブルの際に迅速な対処ができれば、被害を抑えることが可能です。
他にも、GPSの情報を用いてまとめて日報を作成する機能や、より効率的なルートを提案してくれる配送計画機能、管理者とドライバーがコミュニケーションを取れるメッセージ機能などが搭載された機器もあります。
既に営業用電話としてスマートフォンを貸与している場合は、アプリをダウンロードするだけでGPS機能付きドライブレコーダーとして活用することも可能です。
また、GPS機器の種類にはカーナビ一体型のものやデジタルタコグラフ搭載型のもの、ドライブレコーダー一体型といったものもありますので、社内環境や予算、必要な機能などを検討し、適したシステムを選定しましょう。
社有車に取り付けられるGPSシステムには数多くの種類があります。用途に合わせた機能を選ぶことで、業務の効率アップや導入後の満足度向上にもつながります。
ここからは、GPSシステムを選ぶときのコツやチェックポイントを見ていきましょう。
GPS機器の中には、あまり精度が高くないものや受信状態が良くないものもあります。GPSの受信精度が悪い機器を選んでしまうと、数十メートル、または100メートル単位の誤差が生じることもあります。せっかくGPSを取り付けても、100メートル以上の誤差が起きてしまっては適切な管理ができません。かえって連携がしにくくなり、業務効率が下がってしまう恐れもあります。
GPSによる車両管理の効率化につなげるためにも、精度が高いGPS機器を選んで導入しましょう。
GPS機器を購入する際にはサイズ感やデザインにも着目しましょう。サイズが大きいものを購入するとかさばりやすい上、社有車に取り付けたときに視界を遮り運転の邪魔になってしまいます。また、大きなGPS機器がドライバーに心理的な圧迫感を与える可能性もあります。
取り付けの手間がかからないGPSを選ぶことも重要です。社有車の所有台数が多い企業では、複雑な工事が必要だったり取り付けに時間がかかったりするGPS機器の設置は大きな手間となってしまいます。GPS発信機などを後付けする場合、シガーソケットに差し込むタイプなど設置が簡単なデバイスが望ましいでしょう。社有車ではなくレンタカーやカーシェアを利用している企業にとっても、取り付けやすさは重要なポイントです。
車内に設置するGPS機器の多くは充電式です。車両管理をスムーズに行うためにも、バッテリーが長持ちするGPS機器を選びましょう。
もしくはカーナビ一体型やドライブレコーダー一体型のGPS機器のように、車両の電力を使えるタイプであれば、電池切れのリスクを減らせます。シガーソケット型の機器も充電の必要はありません。GPS機器を選ぶ際は、なるべく管理や充電の手間を減らせるタイプを選ぶのがおすすめです。
GPSには、リアルタイム型と記録型の2種類があります。リアルタイム型とは、現在の位置情報をリアルタイムで取得できるタイプのGPSです。これに対し、記録型では機器に経路が記録され、GPS機器を回収したあとに内容を確認します。記録型のGPSは、ジョギングのルート記録、旅行や登山の記録などに使われるのが一般的です。車にGPSを取り付けるときには、リアルタイム型の機種を選ぶのがおすすめです。
また、機種によって位置情報の更新頻度は大きく異なります。GPS発信機や車両管理システムで業務進捗を確認する場合は、位置情報を短い間隔で更新してくれるタイプのものを選ぶと良いでしょう。
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社有車にGPSを付けるときには、導入の目的を明確にした上で従業員に対して十分な周知を行いましょう。また、GPSが従業員とのトラブルの元にならないよう、適切な運用を心がけることも大切です。
ここからは、社有車にGPSシステムを導入するにあたって気をつけたいポイントを紹介します。
GPS管理システムを導入するときには、従業員に対して丁寧な周知を行い理解を求めましょう。GPSで位置を把握することのデメリットでも述べたように、GPS機器を取り付けると従業員は企業から行動を監視されるのでは、細かく管理されるのではという思いを抱えることがあります。
従業員の不信感を払拭するためにも、位置情報の把握によって運行の効率化や業務効率化が実現できる点を強調しましょう。また、事故などのトラブルの際の状況把握や労務管理の簡略化といったメリットについても従業員に説明し、理解を得ることが大切です。
なぜGPS機器を導入するのかという目的を明確にすることも重要です。GPS管理システムには、車両の位置把握によるリスク回避やドライバーの負担軽減、車両運用コストの削減、管理業務の効率化など多くの目的があります。導入の効果を高めるためにも、システムの導入によってどのような効果を得たいのか、どのような目標につなげたいのかを十分に考えておきましょう。導入の目的を明らかにすることは、自社に合った特長を持つ機器や必要な機能のついたシステムを見極めることにもつながります。
GPSの導入の目的はあくまで労務管理やルートの把握です。社有車で直行直帰をする際や車両の私的利用を一部認めている場合には、業務外の時間におけるGPSの扱いに気をつけましょう。休日の行動を把握するなど目的外の用途にGPSを使った場合、プライバシーの侵害に該当することがあります。過度なGPSでの監視によって従業員の反発心が高まると、トラブルに発展する可能性もあるので気をつけましょう。
従業員から「GPSで位置情報を把握されている時間はすべて業務時間にあたる」という主張がでるケースが考えられます。場合によっては、GPSによって位置情報を取得している時間が残業代の対象とみなされる恐れもあるので労働時間の区分は明確にしましょう。
営業職でみなし労働時間制を適用すると、実際の労働時間があやふやになりがちです。また、営業職の従業員の中には多少の休憩や寄り道などを合間に挟むこともあります。しかし、こういった行動を細かくチェックして注意しすぎると、かえってモチベーションダウンにつながるかもしれません。ある程度余白のある動きを容認しつつ、従業員の自主性を重んじる労務管理に徹するほうが望ましいケースもあります。
GPS機器は、社有車の管理や業務の効率アップに役立てられます。社有車の位置をリアルタイムで把握できれば、顧客からの急な依頼にも対応しやすくなり、事故などのトラブルが起きたときも、即座に状況確認ができるようになります。
多機能型のGPS機器を選べば、車両の情報や運行情報を一元管理することも可能です。自社の業務内容にどのような機能が必要かを考えた上で目的に合ったGPSシステムを導入し、業務効率アップや収益アップにつなげていきましょう。
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